La elaboración del documento escrito pasa por diversas etapas, para conseguir el objetivo propuesto:

1. Estudio de la situación: Identificar el receptor al que se dirige y definir la finalidad del mensaje (pedir, informar, motivar, convencer…).

   Planificación de la Comunicación (Diapositiva).

2. Búsqueda de información para poder elaborar el tema.
3. Seleccionar la información relevante.
4. Estructurar el contenido del mensaje siguiendo un orden cronológico o temático.
5. Redactar el documento, teniendo en cuenta los requisitos mencionados.
6. Corrección de errores y posibles modificaciones del contenido para que sea perfectamente comprensible por el receptor.
7. Lectura final del texto antes de enviarlo al receptor.

La presentación debe ser correcta: limpia y con márgenes. Corrección ortográfica y gramatical. Utilizar un vocabulario adecuado al nivel cultural del receptor. Evitando vulgarismos. Utilizar frases cortas. Texto breve. Agrupar en párrafos lo referente a una misma idea. Cohesión entre las ideas expresadas.

Estos documentos son importantes porque permite a los responsables de la seguridad tener una visión global de las incidencias que se han producido en un período determinado y, en función de ello, tomar decisiones para mejorar la seguridad.

La estructura recomendada de un documento es la siguiente, aunque se adaptará en función de su finalidad de documento, del tipo y dependiendo de sus características y de su contenido:

1. Portada: primera página en la que se incluye el título y el nombre.

• El título. Se debe crear con una o varias palabras, aunque debe ser breve y conciso, dando a conocer la temática del documento.

2. Índice: En él se incluye la información del documento ordenada en capítulos y títulos e indicando el número de página donde se encuentran. Se incluyen en este apartado:

• Índice.
• Índice de imágenes.
• Índice de tablas.
• Índice de gráficos.
• Índice de cuadros.

3. Introducción: Descripción del documento donde se especifica, en más detalle, el contenido del documento.

4. El texto ha de contener las partes del documento, capítulos o títulos organizando las ideas principales, ideas secundarias y el resto del contenido. Para una mejor comprensión y facilidad en su lectura puede incluir elementos visuales como diagramas, gráficos, imágenes o tablas.

5. Conclusiones, según la finalidad del documento se incluyen en la parte final del documento y trata de resumir a modo de conclusión el contenido del documento.

6. Bibliografía, en la bibliografía se incluyen todos los documentos usados y referenciados.

7. Apéndices o anexos, en ellos se incluirá información relevante para el contenido del documento a modo de material adicional o material de consulta.

El Informe Diario

Es un documento que el VS ha de redactar en su turno de servicio y en el que expondrá, de forma clara y concisa, como se han desarrollado sus tareas durante el servicio.

En dicho informe debemos detallar:

• Fecha y hora de comienzo y finalización del servicio o turno.
• Lugar donde se desarrolla el servicio: Entidad, Cliente y dirección.
• Nombre y apellidos de cada VS por turno y/o relevo.
• Secuencia cronológica y esquemática de las tareas realizadas en el servicio de vigilancia durante el turno o relevo asignado.
• Si tuviera lugar una incidencia grave o con amplitud de personas o materiales intervinientes, se cumplimentará un informe de incidencias (De incluirá reseña en Informe Diario, especificando: Adjunto Informe de Incidencias).
• Se dejará constancia de las instrucciones recibidas cuya ejecución corresponda al turno o relevo entrante.
• Enumeración del estado y situación de medios, sistemas y elementos.
• Anomalías y deficiencias (si las hubiere).
• Hora de relevo y firma. (De cada VS, tanto el saliente de servicio como el entrante)

El redactado del mismo debe estar hecho de forma muy clara , sin tachaduras y dejando claro todos los conceptos que allí se anoten, a que hora fue, quien fue, como fue etc, intentando dejar de lado temas subjetivos ya que un informe debe ser muy objetivo y claro por si se tiene que usar en un juzgado .

Dicho informe siempre se hará como mínimo por duplicado pero esto es un tema que no decidimos nosotros sino empresa y cliente.

En algunos servicios el parte diario o el de incidencias se hace por medios telemáticos y una vez finalizado el mismo se envía al responsable o responsables autorizados, pues pueden ser varios por correo , por lo que el responsable en casa del cliente puede tener la información inmediatamente así como nuestra empresa, algo que también se agradece.

El informe de incidencias

Es un documento que debe utilizar el VS para relatar de forma más extensa algo que ha ocurrido durante la prestación del servicio y de lo que tiene que dar comunicación a sus superiores en la empresa y al propio cliente, y que por su gravedad, especificidad, extensión, etc., no puede sintetizar en el informe diario de seguridad.

Es importante tener en cuenta que el contenido y redacción de este documento puede ser de vital importancia para futuras actuaciones de cara a la Administración, los Jueces y Tribunales, o simplemente con carácter interno, para que quede constancia de que el VS ha hecho su trabajo correctamente.

El informe de incidencias se cumplimentará indicando:

• Cliente o Entidad donde se presta el servicio.
• Asunto. Sintetiza en pocas palabras la descripción de la incidencia. Si nos permiten el ejemplo, es como el titular de una noticia en los periódicos.
• Emisor. Vigilante de Seguridad que emite el informe.
• Destinatarios. Generalmente el responsable de seguridad de la Entidad Cliente y superior inmediato.
• Descripción de la incidencia, en la que se expondrá secuencialmente cómo han ocurrido los hechos, indicando:
  • lugar
  • fecha
  • hora
  • personas
  • materiales y vehículos identificados de la mejor manera posible.

A continuación su Informe deberá responder a las siguientes preguntas:

• Qué sucedió, con exactitud y objetividad.
• Quién lo hizo, a quién le sucedió, quién estaba presente como testigo.
• Dónde ocurrió. Lugar exacto.
• Cuándo ocurrió. Hora y turno.
• Cómo ocurrió. Secuencia de los hechos.
• Porqué ocurrió.
• Si indicamos el porqué, habrá que demostrarlo.

Aquí también hay que describir los motivos que determinaron la incidencia.

Si introducimos elementos de juicio que pudieran ser difícilmente demostrables, se redactarán indicando:

A mi juicio …..; En mi opinión…..; etc.

6. Medidas adoptadas. Para paliar, resolver o neutralizar la incidencia, aunque sean simples, ocasionales o temporales.

7. Lugar, fecha y hora a la que se redacta el informe. Firma.